Rackbeat standard integrasjon
Første gangs synkronisering:
KRAV : Ingen data er opprettet i Rackbeat
Følgende data overføres som engangsjobb:
ALLE Productgrupper fra PowerOffice , hvis ingen productgrupper i PowerOffice oppretter integrasjon default gruppe 1001. Productgrupper i Rackbeat er numeriske verdier, krav at produktgrupper i PowerOffice blir endret til kun numeriske verdier før overføring av første gangs sync!
ALLE produkter fra PowerOffice Go til Rackbeat
ALLE kunder fra PowerOffice Go til Rackbeat, alle blir knyttet til default kundegruppe 1001 - Poweroffice
ALLE enheter blir overført fra PowerOffice til Rackbeat med norsk som språk. Navn kan endres i Rackbeat, men ikke id
ALLE betalingbetingelser fra PowerOffice
ALLE prosjekter fra Poweroffice blir overført til Felter tilgjengelig i Salgs område Rackbeat
VIKTIG å slå på denne funksjonen i Rackbeat : Og hvis ingen kunder blir overført fra Poweroffice til Rackbeat er det viktig å tildele første kunde et nummer som ligger innenfor nummerserie for kunder i PowerOffice Go
VIKTIG det er ikke lov å opprette nye enheter, da PowerOffice forholder seg til EHF standarder for enheter, finner integrasjon ikke match på enhet sender vi default enhet 5 (each / hver)
VIKTIG epost adresse felter i Rackbeat må ikke inneholde noe annet en 1 epost adresse. Er innhold noe annet overfører integrasjon ikke epost adresse.
VIKTIG Land på kunder og leverandører bør registreres som ISO kode (NO, DK, SE). Registreres ikke land med ISO kode sjekker vi landnavn mot Englesk register og Norsk register med land navn. Finner vi fortsatt ikke match eller er land ikke fylt ut i Racbkeat setter vi default land til NO i PowerOffice (og legger notat på kunden i Rackbeat at integrasjon har satt default NO som land)
VIKTIG Det anbefales å opprette ny nummerserie i Poweroffice for kunder, og sette den som standard. Dette for å unngå konflikter på nummerserie mellom Rackbeat og PowerOffice når men velger å opprette kunde i PowerOffice ovenfor Racbkeat.
VIKTIG Custom fields for Prosjekter fra Poweroffice kan ikke slettes i Rackbeat, heller ikke om man ikke bruker prosjekt per i dag
Etter første gangs synkronisering:
Det blir kun overført data fra Rackbeat til Poweroffice når en ordre har fått status INVOICED i Rackbeat.
Så varer, kunder blir opprettet kun når disse er aktiv på faktura i Rackbeat.
Rackbeat er master for Produkter, Strukturvarer, Kunder, Fakturaer (blir overført som ordre utkast i PowerOffice Go)
PRODUKTER: (Felt fra produkter i Rackbeat som blir overført til PowerOffice)
Produktnavn
Produktnummer
Produktbeskrivelse
Produkt gruppe (opprettes hvis produktgruppe ikke finnes i Poweroffice)
Produkt type : vare eller tjeneste
Enhet
Kostpris (anbefalt kostpris i Rackbeat)
Salgspris
Standardsalgskonto hentes fra produktgruppe i PowerOffice ( dette er default verdier : 3000 for 25% mva, 3030 for 15% , 3100 for 0 % mva)
Alternativ salgskonto hentes fra produktgruppe i PowerOffice (default 3100)
STRUKTURVARER:
Samme som Produkter
KUNDER:
Nummer
Navn
Fakturaleverengsmåte : hvis faktura epost er brukt i Rackbeat da settes dette til EPOST ellers UTSKRIFT
Fritatt MVA : Hvis kunden er utenfor Norge
Rabatt %
Faktura Epost (felt faktura epost i rackbeat)
Betalingsbetingelser
Organisasjonsnummer
Postadresse
Land (ref info om landkode)
Epost adresse
Telefonnummer
FAKTURAER :
Når ordre får status fakturert (Send til kunde : viktig ikke å sende faktura til kunden, ) i Rackbeat blir det overført som ordre utkast i Poweroffice.
Importert ordrenr (Fakturanr Rackbeat)
Order dato
Valuta
Vår referanse (oppslag i ansatt register Poweroffice basert på epost adresse Rackbeat bruker)
Deres referanse
Bestillingsnr (felt Anne referanse fra Rackbeat)
Kontraktnr (ordernr fra Rackbeat)
Prosjekt : hvis prosjekt valgt på ordre i Rackbeat
Vedlegg : pdf vedlegg som er knyttet til Faktura i Rackbeat overføres som vedlegg til ordre i PowerOffice
FAKTURALINJER:
Produktnummer
Bekrivelse
Antall
Rabatt %
Enhetspris
Kostpris
Felt Notat i Rackbeat blir opprettet som første linje på orderlinjer (type tekst)
Bestill integrasjon her